Erfgoed Haspengouw en CEMPER aan het werk voor het erfgoed van de amateurverenigingen - deel 1

In 2021 startte Erfgoed Haspengouw het project Reprise op. Erfgoed Haspengouw is de erfgoedcel die in Zuid-Limburg opereert en twaalf gemeenten ondersteunt in de zorg voor het lokale erfgoed. Met het project Reprise wil Erfgoed Haspengouw 120 jaar podiumkunsten in de regio opnieuw tot leven brengen. 

De focus van Reprise ligt op amateurverenigingen in alle podiumdisciplines. Waar professionele kunstorganisaties vaak geconcentreerd zijn in de grote steden, vind je amateurverenigingen evenredig verspreid over heel het land. Vaak kunnen ze bogen op een lange geschiedenis die nauw verweven is met het lokale leven. Dat maakt hun positie in het Vlaamse cultuurlandschap uniek en waardevol. 

Die twaalf gemeenten (van Sint-Truiden tot Voeren) zijn een cluster van heel wat oude dorpskernen en gehuchten. In de grotere dorpen en de oude stadskernen van Bilzen, Borgloon en Sint-Truiden had je al snel meerdere muziek- en toneelverenigingen, al dan niet op basis van een levensbeschouwelijke of politieke kleur. Iedere parochie had meestal ook een parochiekoor. Val-Meer had zelfs een tweejaarlijkse (inter)nationale koorwedstrijd in de jaren 1970 – 1990. In het voorjaar kan je de bloesems gaan bewonderen, en in niet-coronatijden kan je van de ene naar de andere carnavalsstoet gaan kijken. En vergeet niet dat je sinds 1986 in Haspengouw ook de muzikaalste gemeente van Vlaanderen vindt. Dus een hele uitdaging voor Reprise! 

Het project startte in januari 2021 en wil het erfgoed en de unieke creaties (heel wat dorpen hebben een eigen lied), producties en eigen adaptaties die doorheen de tijd op kleine en grote podia werden gebracht, opnieuw op de planken brengen – vandaar de naam van het project. Hierbij wordt gewerkt met twee trajecten: een erfgoedtraject en een artistiek traject. 

In dit eerste verslag over Reprise gaan we in op hoe we het erfgoedtraject opgezet hebben, welke vormingen we gaven en welke aspecten van erfgoedzorg hierbij aan bod kwamen. 

De bevraging als basis voor het traject 

Samen met CEMPER werd het erfgoedtraject uitgerold op drie niveaus: 

• individuele begeleiding van verenigingen;
  
• een algemene vormingsreeks;
• en de uitwerking van een brochure. 
  

Deze werkwijze werd door de verenigingen aangedragen. In een eerste grote bevraging door Erfgoed Haspengouw konden ze aangeven op welk vlak ze ondersteuning voor erfgoedzorg wensten. Die bevraging werd in maart 2021 gelanceerd. Ongeveer 150 verenigingen reageerden van de circa 200 die werden aangeschreven. 

De bevraging was ook een eerste aanzet tot gegevensverzameling: beknopte ontstaansgeschiedenis, welk erfgoed is er, hoe wordt het bewaard, wenst de vereniging deel te nemen aan het erfgoed- en/​of artistieke traject … 

Uit die bevraging konden we al afleiden dat de verenigingen hun erfgoed een warm hart toedragen. Gelukkig! Ook bij de voorbereiding van de vormingssessies werd geregeld teruggegrepen naar de antwoorden uit deze bevraging. 

Op 1 juli 2021 startten een tiental verenigingen met het individueel traject. Zowel de verenigingen als hun archief en erfgoed zijn zeer divers: harmonieën, fanfares, koren, carnavalsverenigingen en theatergroepen. Er werden vier vormingssessies gegeven en in januari en februari van dit jaar bezochten we de verenigingen ter plekke. 

Die plaatsbezoeken waren bedoeld om het erfgoed van de vereniging nauwer in kaart te brengen, om illustratiemateriaal te verzamelen voor de brochure en om in te schatten hoeveel zuurvrij verpakkingsmateriaal er nodig zou kunnen zijn. Het verpakkingsmateriaal wordt geleverd via Erfgoed Haspengouw. 

Een volgende stap na het leveren van dat materiaal is een sessie waarin we aangeven hoe het fysieke archief en de verscheiden objecten best verpakt kunnen worden. Tegelijk kan het archief beschreven worden in Archiefbank en Erfgoedplus. Dat vraagt wel wat voorbereidingswerk waarbij best vrijwilligers uit de verenigingen in kwestie komen meehelpen. 

In het voorjaar van 2022 wordt een algemene vormingsreeks opgestart met vijf webinars voor die verenigingen die in de bevraging hebben aangegeven interesse te hebben in een eenmalige cursus archiefzorg. Door die reeks digitaal aan te bieden, hopen we meer verenigingen te kunnen bereiken. De inhoud van die sessies is gelijkaardig aan wat aangeboden wordt bij het individuele traject. 

Het artistieke parcours wordt uitgewerkt in samenwerking met Wederzijds Genoegen dat de podiumkunstenaars coacht. Ook voor dit traject ligt het eindpunt in de zomer van 2023. 

De individuele begeleiding 

Een tiental verenigingen wenste individuele begeleiding. Op 1 juli 2021 werd de aftrap gegeven in Heers met een eerste sessie waarin werd toegelicht wat de bedoeling was en hoe we te werk wilden gaan. Om deze sessie voor te bereiden, hadden we een bezoek gebracht ten huize van de materiaalmeester Jean van Koninklijke Harmonie Salvia Heers waar de muziekbibliotheek, erfgoedobjecten (oude muziekinstrumenten, vlag en vaandel) en een deel van het archief worden bewaard. Hiermee hadden we voor de andere deelnemende verenigingen al meteen illustratief lesmateriaal. Later in het traject volgden onder meer plaatsbezoeken voor Theater Ozzy Riemst, KF Sint-Cecilia Kanne, De Demerklokjes uit Hoeselt, het Voerens Amateurtoneel en de carnavalsvereniging de Böschuule uit Voeren. 

Opbouw van de verschillende sessies 

Het gehele traject is opgebouwd rond vier vragen die je je kan stellen over de zorg voor het archief en erfgoed: ​‘waarom bewaar je het’, ​‘weten wat je hebt’, ​‘alles bewaren?’ en ​‘hoe bewaren’. 

Waarom de verenigingen zorg willen dragen voor het erfgoed is vooral vanuit de nood om het geheugen van de vereniging door te geven. Een gezonde reflex! Als we zo trots zijn op ons netwerk van amateurverenigingen dat heel wat jonge creatievelingen op een informele manier de liefde voor muziek, dans en theater bijbrengt, dan moeten we dat erfgoed ook kunnen koesteren en ervoor zorgen dat het bewaard kan worden. Dat is niet altijd evident, maar mits aandacht voor enkele principes van erfgoedzorg kan al een goede basis gelegd worden. 

Met de rustige zomermaanden in het vooruitzicht gaven we tijdens de eerste sessie ​‘huiswerk’ mee: ​‘je erfgoed in kaart brengen’. Vanuit onze ervaring met archieven van amateurverenigingen en de begeleiding van professionele muziek- en podiumorganisaties zien we dat het helpt om te starten met het opstellen van een overzicht van het archief/​erfgoed. Als voorbeeld gebruikten we de foto’s van de zolder van Jean, materiaalmeester van harmonie Salvia, in combinatie met een sjabloon in Excel dat wordt aangeboden via de website van CEMPER. Drie verenigingen maakten van de zomermaanden gebruik om effectief het erfgoed op te lijsten (al dan niet in het formulier dat wij ter beschikking stelden). Klik hier voor een stoomcursus om je erfgoed in kaart te brengen! 

Het antwoord op de vraag ​‘wat bewaren?’ blijft precair. Als vzw heeft een vereniging een reeks van wettelijke verplichtingen (denk aan de jaarrekening die naar de nationale bank moet worden gestuurd, herwerken van de statuten …). Voor dergelijk zaken zijn wettelijke bewaartermijnen vastgelegd (meer info in Wat mag weg en wat moet je bijhouden). Voor het archief (fysiek én digitaal) dat je als vereniging genereert met je activiteiten, opvoeringen, repetities … zijn er geen objectieve criteria voor de bewaring. Enkele overwegingen die je kunnen helpen zijn: 

• Je archief is geen samenraapsel van losse documenten, maar de neerslag van de creatieve activiteiten (of van je loopbaan in geval van privépersonen). Streef zoveel mogelijk naar representativiteit en volledigheid.
• Elk archiefstuk is uniek, maar archieven van gelijksoortige organisaties vertonen sterke overeenkomsten. Daardoor zijn er modellen van selectielijsten voor vrijwilligersorganisaties en kunnen we voor de amateurverenigingen ook suggesties doen van wat je best bewaart. 
  

Bij twijfel kan je volgend vragenhulpje gebruiken: 

• Beschermen deze documenten of objecten de wettelijke rechten van je organisatie, haar leden/​medewerkers/​bestuurders?
• Heeft het document of object een historische of culturele waarde voor jou of je organisatie? 
• Zou verlies van het document of het object een correcte weergave van jouw werk of organisatie bemoeilijken? 

Als je op een van de drie vragen ​‘ja’ kan antwoorden, dan bewaar je best het document/​object in kwestie. 

Het meest uitgebreide deel bij de archiefzorg is de kwestie van ​‘hoe bewaren?’ – lees: duurzaam bewaren. En dat voor zowel het fysiek als het digitaal archief. Een eerste aanzet voor een goede bewaring is het maken van duidelijke afspraken. Dat gebeurt het best via de bestuursorganen van de vereniging. De secretaris is meestal verantwoordelijk voor het administratieve archiefdeel, maar dat betekent niet dat hij/​zij alles moet doen. We zien dat bij heel wat verenigingen de archiefzorg een beetje organisch groeit of gegroeid is: die zorg komt soms boven bij een jubileum of een van de leden neemt hierbij het voortouw. 

Belangrijk is dat het duidelijk is wie zich wil engageren en dat die persoon ook regelmatig steun krijgt als er hulp bij de archiefzorg nodig is, bijvoorbeeld hulp bij herverpakking, bij de inrichting van een bewaarruimte of bij het samenbrengen van het digitaal archief om een mappenstructuur op te stellen. Het vervolg hierop is even onmisbaar: tijdig briefen wat er is gerealiseerd en waar al die informatie over het archief te vinden is. 

Ongeacht of het een fysiek of een digitaal archief betreft, kan je voor het ordenen van het archief rekening houden met de volgende basisprincipes: 

• Privédocumenten horen niet in het organisatiearchief. 
• Volg een hiërarchische structuur in het klassement/​mappenstructuur.
• Zorg dat een document maar op één plaats kan worden geklasseerd. 
• Gebruik duidelijke namen voor dozen, (digitale) mappen en bestanden (geen ​‘varia’ of ​‘belangrijk’).
• Haal bijlagen uit je e‑mails en zet ze in de mappenstructuur. E‑mails met belangrijke afspraken sla je ook best op in de mappenstructuur. 
• Hou je consequent aan de structuur, maar pas die aan als het niet werkt. 

Voorbeelden van ordening van een andere vereniging kan je gebruiken, maar volg die niet klakkeloos en pas het aan als dat nodig blijkt te zijn. 

Bovenstaande tips hebben te maken met het ​‘beheerbaar’ en ​‘beheersbaar’ houden van je informatie. Onbewust ordenen we heel wat zaken vanzelf. Het moment dat we informatie niet meer kunnen verwerken/​ordenen, wordt het desinformatie en dan is het verloren. Ordening aanbrengen is dus een onderdeel in de duurzame bewaring. Daarom lopen die basisprincipes voor het ordenen van fysiek en digitaal archief min of meer gelijk. 

De concrete ​‘fysieke’ bewaring is voor papier en voorwerpen wel anders dan voor het digitale archief. Hoewel we kunnen zeggen dat ook hier een basisprincipe geldt: maatregelen treffen om verval/​vergankelijkheid van je informatie tegen te gaan.

Voor het fysieke archief zit dat in het afschermen van het archief tegen schadelijke factoren (licht, stof, knaag- en plaagdieren) door de verpakking in goede materialen, bij voorkeur zuurvrije, het verwijderen van schadelijke materialen (paperclips, post-its …) en de keuze van een goede ruimte (denk aan temperatuurschommelingen, leidingen door de ruimte en veiligheid). Zie ook de praktijkwijzer van CEMPER over verpakking en bewaring.

Het digitale archief vraagt vanaf het moment dat je een digitaal bestand creëert al actie om het op een duurzame manier te bewaren. Wees je ervan bewust dat een digitaal bestand een reeks is van enen en nullen. Door de juiste combinatie van hard- en software kunnen we die reeksen weer omzetten tot voor ons leesbare informatie. Is de reeks beschadigd, dan kunnen we die digitale informatie niet meer lezen. 

De grootste bedreigingen voor het digitaal archief zijn het gebrek aan overzicht waardoor je niets meer terugvindt, en de veroudering van apparatuur, opslagmedia en software waardoor bij het openen van de bestanden deze worden gecorrumpeerd. En vergeet niet dat een laptop altijd gestolen kan worden en dat je koffiekop een ramp kan veroorzaken bij je digitale bestanden. Dus lang leve de back-up! Zie ook de praktijkwijzer van CEMPER over digitaal bewaren.

In een volgend verslag over het Reprise-traject, gaan we dieper in op de ordeningsschema’s voor de archieven van de verenigingen en op de mogelijkheden die je archief en erfgoed bieden om je vereniging op de kaart te zetten.