Goed bewaren

HF pop in plastiekzak
Goed bewaren

Goed bewaren

Je erfgoed heeft heel wat te bieden! Maar je erfgoed bewaart zich niet vanzelf. Ga daarom liever nog vandaag dan morgen aan de slag met jouw erfgoed.

Op deze pagina vind je basisprincipes en concrete tips om je archief en collectie op een goede manier te bewaren en te inventariseren.

Sommige materialen (papier, foto's, textiel, digitale objecten, etc.) vragen speciale aandacht. Wat je hiermee moet doen, wordt in detail besproken bij 'Bewaren per materiaalsoort'. Wie nog meer wil weten, vindt zijn gading bij 'Handleidingen' of vindt inspiratie in ons 'Nieuwsoverzicht'.

Orde op zaken

Een kamer vol dozen en documenten? Begin er maar aan … Hieronder lees je hoe. 

Alle begin is moeilijk

Als je (kunst-, muziek-, theater-, dans-)organisatie of instelling al een tijdje actief is, heb je een archief met veel spullen. Wil je dit op orde brengen, dan heb je wellicht heel wat vragen: “Hoe begin ik eraan? Wanneer zou ik dat in godsnaam moeten doen? Wat moet ik juist bewaren? Wie kan me helpen?” Alle begin is moeilijk, maar wij proberen het voor jou gemakkelijker te maken.

1. Informeer je

Het warm water hoef je niet opnieuw uit te vinden. Informeer je voor je aan de slag gaat.

  • Gebruik deze Praktijkwijzer
  • Laat je inspireren
    Bekijk onze praktijkvoorbeelden en lees getuigenissen van anderen.
  • Vraag onze raad
    CEMPER kan je helpen bij uitwerken van een plan van aanpak.

2. Werk efficiënt

Je vreest dat je geen tijd hebt voor de opstart van archiefzorg? Weet dat een archiefwerking eigenlijk maar een éénmalige grote tijdsinspanning vergt. Eens het bestaande archief goed is aangepakt, is het niet veel werk meer om het systematisch aan te vullen. Een goed begin is het halve werk! In de opstartfase win je tijd met deze tips:

  • Vermijd doelloos opzoekwerk en maak gebruik van deze Praktijkwijzer.
  • Stel een prioriteitenlijst op in overleg met je directie of bestuur.
  • Schakel hulp in van:
    • Je collega’s: kennen de organisatie en zijn daarom je ideale partner.
    • Sympathisanten en fans: kennen jouw organisatie wellicht goed en hebben misschien tijd om zich als vrijwilliger in te zetten.
    • Een student Archivistiek aan de Vrije Universiteit Brussel (voordeel: kennis van archiefzorg) of Humane wetenschappen (voordeel: interesse in cultuur). Contacteer CEMPER voor begeleiding bij het opstellen van een stageaanvraag.
    • Een oud-medewerker: kan zijn of haar kennis over de organisatie goed gebruiken bij het verwerken van archief.
    • Een plaatselijke erfgoedcel: kan misschien, naargelang je regio, vrijwilligers inzetten.

3. Ga slim om met plaatsgebrek

Papier stapelt zich razendsnel op en grotere objecten (kostuums, decorstukken, maquettes, instrumenten …) nemen meteen veel plaats in. Waardevolle zaken worden soms weggegooid omdat er gewoon te weinig plaats voor is. Maar misschien krijg je daar later spijt van. Met deze tips ga je slim om met plaatsgebrek:

  • Benut je opslagruimte optimaal door efficiënte inrichting.
    Hou zoveel mogelijk rekening met de voorschriften voor het inrichten van een archiefruimte.
  • Verwijder wat niet bewaard hoeft te worden (zie hiervoor bij 'Wat mag weg en wat mag je bijhouden').
  • Zoek een andere bewaarplaats voor stukken die slechts sporadisch worden geraadpleegd.
  • Huur eventueel een bijkomende ruimte voor grote objecten of kostuums.
    Misschien kan je samen met andere organisaties of verenigingen extra ruimte, zoals een loods of garage, huren? Zorg dan voor een goed overzicht van deze stukken!

4. Denk aan het kostenplaatje

Wanneer je prioriteiten niet bij de zorg voor je archief en collectie liggen, is er wellicht niet veel geld voor beschikbaar. Archief- en collectiezorg hoeft helemaal niet kostelijk te zijn, maar je kan wel deze tips in je achterhoofd houden:

  • Probeer de kosten voor je archief en collectie in het jaarlijkse budget op te nemen. Daarvoor zal je misschien de Raad van bestuur, directie of andere belanghebbenden moeten overtuigen van het nut daarvan. Er zijn verschillende doelen voor archief- en collectiezorg, wat zijn die van jou?
  • Moet je toch op zoek gaan naar extra middelen voor je archiefzorg, zoek dan verschillende financieringsmogelijkheden voor je archiefproject uit.
  • Meetinstrumenten of andere apparatuur kan je gratis ontlenen via de Uitleendienst Erfgoed, in verschillende uitleenpunten verspreid over Vlaanderen.
  • Programmaboekjes, posters of ander promotiemateriaal die je in stock hebt zijn vaak gegeerd materiaal voor je fans en achterban. Heb je al eens een verkoop overwogen? Hou dan van elk stuk minstens twee exemplaren bij in je archief en verkoop nooit unieke stukken.

Deel dit artikel

Bewaren per materiaalsoort

Muziek- en podiumerfgoed bestaat in alle kleuren, maten en materialen. Hieronder beschrijven we de meest voorkomende materialen.

Papieren archief

Veel personen en organisaties hebben een flink papieren archief om voor te zorgen. Wat doe je met die stapels papier? Hoe breng je orde en waar je moet je op letten als je papier lang wil bewaren?

Ordenen en beschrijven

Orde in je documenten heeft alleen maar voordelen: je vindt sneller wat je zoekt, je weet wat je hebt en waar het zich bevindt en ook anderen (bv. collega's) kunnen hun weg in het archief vinden. Als je papieren archief zich in een grote chaos bevindt, werk je best een ordeningsplan op dat voor jou of je organisatie klopt.

Voor de opmaak van zo’n plan zijn er een aantal basisprincipes die je best in acht neemt:

  • Baseer de basisstructuur op je activiteiten
    Maak daarbij onderscheid tussen hoofdactiviteiten (dit zijn de functies/taken waarvoor de organisatie is opgericht) en ondersteunende activiteiten (zoals administratie, personeel, communicatie, enz.).
  • Orden documenten als reeksen (bv. alle programmabrochures, alle gastenboeken, ... samen) of dossiers (bv. alle documenten die verband houden met de organisatie van een evenement, het technisch dossier van een voorstelling, …)
  • Zorg dat elk document één logische plek heeft in de structuur.
    • Logisch = het moet voor iedereen vanzelfsprekend zijn om het document daar te vinden.
    • Eén plek = er mag geen twijfel zijn over waar dit document hoort, dus iedereen plaatst het vanzelf op de ene goede plek.
  • Pas de structuur consequent toe en zorg dat het duidelijk is voor alle medewerkers.

Bekijk voor je aan de slag gaat de voorbeelden op TRACKS en laat je inspireren.

Tips voor bewaring

Typisch voor papieren stukken is dat ze na verloop van tijd last krijgen van verzuring, waardoor het papier vergeelt en/of verbruint en steeds brozer wordt. Om dit verzuurproces te vertragen, kan je kiezen om je documenten te verpakken in zuurvrij karton of papier.

Enkele aanbevelingen:

Standaard papierformaten (A4 of kleiner)

  • Papier bewaar je bij voorkeur vlak in een kartonnen doos.
  • Verwijder alle elementen die de documenten kunnen beschadigen, zoals paperclips, nietjes, elastieken, plastieken mapjes, ringmappen, ... maar ook overbodige papieren mappen, vloeipapier, …
  • De documenten die werden samengehouden met schadelijke materialen zoals paperclips, nietjes en elastieken moeten wel fysiek verbonden blijven. Gebruik daarvoor een groot vel (zuurvrij) papier (A3), vouw het dubbel en berg de documenten daarin op. Ringmappen vervang je door (zuurvrije) dozen.
  • Vooraleer je de oorspronkelijke verpakking verwijdert, controleer je of ze geen informatie bevat die nuttig kan zijn voor de beschrijving van de documenten. In dat geval, neem je deze gegevens over op de nieuwe verpakking.
  • Wil je de papieren stukken labelen, doe dit dan met een zacht potlood op de rugzijde van het papier.

Grote papierformaten

  • Grote papierformaten kan je bewaren in een kartonnen doos. Indien er niet genoeg ruimte is om ze plat te bewaren, rol ze dan op. Vermijd in elk geval vouwen!
  • Affiches, tekeningen, lichtplannen, ... kan je bewaren in specifiek daarvoor ontwikkelde ladekasten (planladekast of tekeningkast). Zij bestaan tot A0+ formaat (1600mm x 841mm).
    • Kies bij voorkeur voor metalen kasten met een poederlakcoating die op hoge temperatuur is gedroogd.
    • Er kunnen meerdere papieren documenten bewaard worden in één lade, maar prop deze zeker niet te vol om te veel druk op de onderste documenten te vermijden.
    • Hou er rekening mee dat de documenten vlot in en uit de kast moeten kunnen gehaald worden.
    • Bewaar je stukken van verschillende formaten in één lade samen, leg dan de grootste documenten onderaan.
    • Delicate documenten worden het beste nog eens extra in een (zuurvrije) omslag beschermd.

Voor uitgebreide en gedetailleerde informatie over de bewaring van papieren archief is VerzekerDe Bewaring van FARO een nuttig instrument.


Deel dit artikel

Stel een vraag

Heb je vragen of wil je weten wat CEMPER voor je kan betekenen? Laat van je horen!
CEMPER vzw
Zoutwerf 5
B‑2800 Mechelen
O. nr. 0683 772 202
RPR Mechelen