Verplichte archiefzorg?

Affiches
Kunstorganisaties met subsidie

Verplichte archiefzorg?

Personen en organisaties die meerjarig gesubsidieerd worden binnen het Kunstendecreet, moeten verplicht werk maken van archiefzorg. Als leidraad verwijst de Vlaamse overheid hiervoor door naar de website TRACKS. Daar vind je de richtlijnen voor de basiszorg die de Vlaamse overheid van je verwacht. Wij halen ze hier kort even aan.

Elke organisatie verhoudt zich tot deze basiszorgrichtlijnen aan de hand van het 'comply or explain'-principe. Bij elke richtlijn heb je de keuze om:

  • deze te volgen;
  • of om te beargumenteren waarom je dat niet doet.

Kunstenorganisaties krijgen de hele subsidieperiode 2017-2021 de tijd om deze richtlijnen in de praktijk te brengen en kunnen dus in stappen werken. Niet elke richtlijn moet van bij aanvang een plaats krijgen in de organisatieplannen en gerealiseerd worden. Tegen het einde van de subsidieperiode moet wel met betrekking tot elke richtlijn minstens een actie zijn opgestart of moet je beargumenteren waarom dat niet gebeurd is.

CEMPER organiseert regelmatig 'archiefdoorlichtingen' waarbij we organisaties begeleiden bij hun archiefzorg. Het uitgangspunt hierbij is de verplichte archiefzorg.

Ook TRACKS organiseert infosessies en ontmoetingsmomenten voor de kunstensector rond archief- en collectiezorg.

Wat is er verplicht?

Hieronder vind je in het kort opgelijst wat de Vlaamse overheid van jouw organisatie verwacht als het over archiefzorg gaat. De website van TRACKS geeft bij elke stap de nodige uitleg. 

1. Visie en beleid

  • Schrijf neer wat wil je bereiken met je archief en wat de problemen hierbij zijn. 
  • Hoe wil je te werk gaan om de doelstellingen te bereiken? 
  • Leg vast wie verantwoordelijk is voor het archief en welke afspraken er zijn gemaakt. 

2. Overzicht

Weet wat je hebt! Stel een overzicht op van alle onderdelen van je eigen archief en de plaats waar deze zich bevinden. 

3. Waardebepaling

Weet wat je wettelijk gezien moet bewaren en wat vernietigd mag worden. Bepaal wat je daarnaast blijvend wil bewaren en wat niet. Zorg dat dit duidelijk is voor de andere leden van je organisatie. 

4. Ordenen en beschrijven

Zorg voor een logische en werkbare orde in je archief en je documenten. Zorg dat de andere leden van de organisatie deze ordening ook kennen en gebruiken. 

5. Duurzaam bewaren 

Weet op welke manier je het beste je archief en documenten kan bewaren, zowel fysiek als digitaal. 

6. Gebruik en rechten

Weet welke rechten er rusten op je archief. Weet welke rechten je moet klaren vooraleer je archief (online) toegankelijk te maken of te gebruiken.

7. Ondersteuning

Weet waar je terecht kan voor advies en ondersteuning bij de zorg voor en eventuele overdracht van je archief. 

Deze punten vormen de basiszorg waarover je op de website van TRACKS meer informatie vindt. Je vindt er bovendien ook richtlijnen en tools voor archief- en collectiezorg. 

De richtlijnen vertellen wat je als persoon of organisatie kan doen om op een goede manier zorg te dragen voor je eigen archief en collectie(s). Met de tools wordt getoond hoe je de richtlijnen kan uitvoeren. Voor meer informatie: zie TRACKS, of contacteer een van onze medewerkers.

Stel een vraag

Heb je vragen of wil je weten wat CEMPER voor je kan betekenen? Laat van je horen!
CEMPER vzw
Zoutwerf 5
B‑2800 Mechelen
O. nr. 0683 772 202
RPR Mechelen