Platen inventariseren: Hoe doe je het?

20190428_135628
14-05-2019

De gemeente Heist-op-den-Berg heeft momenteel de collectie van wijlen Juul Anthonissen — jazzspecialist en bezieler van de Hnita Jazz Club — onder zijn hoede en organiseerde op Erfgoeddag een oefensessie in het inventariseren van de grammofoonplaten uit de collectie. 

De erfgoedwerker — tevens collega bij CEMPER — die de collectie met goede zorgen nog tot november omringt, organiseerde deze oefensessie. Voor de vrijwillig opgetrommelde erfgoed‑, muziek‑, jazz- en platenliefhebbers was het een oefening in het beschrijven van 78-toerenplaten en leren welke minimumgegevens je hiervoor nodig hebt. Voor de erfgoedwerker was het een try-out om te in te schatten hoe in de toekomst de Hnita-lovers op vrijwillige en zelfstandige basis kunnen werken aan de verdere inventarisering van de audiocollecties. Met andere woorden: hoe moeilijk is het en kan u het ook?


Catalogisering: kan het gebruiksvriendelijk? 

De bedoeling is dat de duizenden platen van de collectie van Juul Anthonissen worden ingevoerd in de gemeentelijke bibliotheekcatalogus, die ook een module voor audiomaterialen voorziet. De platencollectie telt ca. 20.000 exemplaren, dat doe je niet op een dag! 

Bijkomende moeilijkheid: rechtstreeks in de bibliotheekcatalogus invoeren is momenteel geen optie. Een gemeente kan zich namelijk maar een beperkt aantal licenties veroorloven. De Vlaamse overheid werkt momenteel aan een eengemaakt bibliotheeksysteem, maar heeft nog het een en ander te onderzoeken en te testen vooraleer heel Vlaanderen van dit systeem kan gebruik maken. 

Daarnaast is de achterkant’ van dergelijke databank niet de meest gebruiksvriendelijke. Als je geen voorkennis hebt, is invoer redelijk complex. Als je snel resultaat wil laten behalen én vrijwilligers gemotiveerd wil houden, is starten met een cursus catalogisering echter niet ideaal. Daarom werd in deze sessie gewerkt met het gebruiksvriendelijke Excel. Op basis van de in te vullen velden van de bibliotheekcatalogus, werd een Excel-sjabloon opgemaakt. In een latere fase zullen de gegevens uit Excel in de bibliotheekcatalogus worden geïntegreerd.

Vooraf werd onderzocht of een platform als Discogs zou kunnen worden gebruikt. In deze databank zit al een schat aan informatie, maar de zoek- en sorteermogelijkheden zijn beperkt. De uitgebreide platencollectie van Juul zou dan als een lange lijst verschijnen zonder verdere zoek- en sorteermogelijkheden. Discogs zal door de vrijwilligers wel gebruikt worden om aanvullende informatie op te zoeken.


Aan het werk! Platen inventariseren in 3 stappen

Na een korte inleiding voor de registratie, konden de vrijwilligers meteen starten met het beschrijven van een selectie uit de 78-toerencollectie van Juul.


STAP 1: Per plaat beschrijven in Excel

Voor het beschrijven van elke plaat werd een Excel-sjabloon opgemaakt. Per tabblad werd één plaat beschreven. Elk tabblad heeft een uniek inventarisnummer met dezelfde invulvelden, gebaseerd op de in te vullen velden van de gemeentelijke bibliotheekcatalogus. Bekijk het Excel-sjabloon.

        Bij het beschrijven gelden enkele basisregels:

        1. Raadpleeg zoveel mogelijk de plaat zelf: check alle informatie op voor- én achterkant van de plaat
        2. Neem de gegevens letterlijk over
        3. Wees kritisch bij het overnemen van aanvullende informatie uit discografieën en databanken.

          Klopt het label? Klopt het matrijsnummer (deze code geeft informatie over de exacte versie van het album, zoals gegevens over de persing en over de gebruikte masters en matrijzen)? Is het jaar van uitgave ook die van opname? Een beetje kritische lezing van de hier beschikbare gegevens is aangewezen


        STAP 2: Een zuurvrije hoes voor elke plaat 

        Na het beschrijven, wordt elke plaat in een zuurvrije hoes verpakt. Op deze hoes wordt met potlood het inventarisnummer van het Exceltabblad geschreven.

        De originele platenhoezen worden voorlopig in een zuurvrije map verzameld. Het zijn hoofdzakelijk papieren wikkels zonder veel aanduidingen. Maar soms bevat de hoes wél mogelijks historisch interessante gegevens (zie foto hieronder). Deze gegevens zullen door de erfgoedwerker bekeken en verwerkt worden op het moment van overzetting naar de publiekscatalogus.



        STAP 3: De verpakte platen gaan in een zuurvrije doos

        Volgende plaat!


        Resultaat en extra tips

        De sessie op Erfgoeddag duurde twee uur. Met 5 vrijwilligers werden 60 platen geïnventariseerd, dus 10% van de 600 78-toerenplaten. Het beschrijven van de eerste platen gaat wat trager, maar daarna kom je op tempo en kan je al snel een reeks afwerken. De verleiding om verder te snuisteren in Discogs, moet je wel weerstaan! Als dergelijke invoersessies op geregelde tijdstippen kunnen gebeuren, bereik je na enige tijd een bevredigend resultaat.

        De totale platencollectie van ca. 20.000 platen zal geïnventariseerd geraken, maar hiervoor moet je kunnen rekenen op enige jaren en een enthousiast team. Ontwijk de praktische organisatie en de nodige beslommeringen hierbij niet. 

        Aangezien alle gegevens later manueel geïmporteerd moeten worden in de bibliotheekcatalogus, is het belangrijk om van de beschrijvingen tijdig een back-up te maken.

        Hou uiteraard rekening met de manier waarop je wil werken en wat de mogelijkheden zijn. In het geval van deze oefensessie konden de vrijwilligers terecht in een klaslokaal met voldoende computers. Op deze manier kon het te beschrijven erfgoedmateriaal ook op een veilige manier gehanteerd worden.

              Waarderen Mariet Calsius Mail Mariet Calsius
              14-05-2019

              Stel een vraag

              Heb je vragen of wil je weten wat CEMPER voor je kan betekenen? Laat van je horen!
              CEMPER vzw
              Zoutwerf 5
              B‑2800 Mechelen
              O. nr. 0683 772 202
              RPR Mechelen