Mechels theaterarchief van vergetelheid gered door Theater De Moedertaal

In februari 2019 werd CEMPER gecontacteerd door het amateurtoneelgezelschap Theater vzw Koninklijk Theater De Moedertaal (TDM) uit Mechelen. Dit gezelschap — gesticht in 1874 – kan terugkijken op een lange en rijke geschiedenis. In 1974 ontving De Moedertaal van de stad Mechelen zelfs de naam van de Rederijkerskamer ​‘De Lischbloem’ uit 1599, naar aanleiding van haar 100ste verjaardag. De materiële getuigen van dat verhaal – historisch archief en collectiestukken — lagen echter op de zolder van het theatergebouw te verkommeren. 

Mieke Meskens en Staf Soli, de drijvende krachten achter dit erfgoedverhaal, wensten graag orde en klaarheid te scheppen in het archief. TDM zou graag met een mooie overzichtstentoonstelling in 2024 de 150ste verjaardag vieren. Daarom moet het archief toegankelijk zijn voor onderzoek en voor de selectie van tentoon te stellen documenten. Hun grote vraag was dan ook: ​‘Hoe pakken we dit aan?’ Samen met CEMPER bepaalden ze een visie rond hun archiefbeheer en stelden ze een plan van aanpak op.

Visie

De eerste gesprekken maakten snel duidelijk dat het zelf beheren van het archief voor heel wat uitdagingen zou zorgen. Zo was de zolder niet ideaal als archiefdepot en werd de inzet van de vrijwilligers bij voorkeur aangewend voor het maken van theatervoorstellingen. Anderzijds bleek een vlotte toegang tot hun archief wel belangrijk met het jubeljaar 2024 in het achterhoofd. 

Overleg met het stadsarchief van Mechelen bracht de uitkomst: daar wou men het beheer van het TDM-archief wel overnemen, als de TDM-ers ervoor zorgden dat het goed geordend, verpakt en toegankelijk was. Opgelucht dat hun archief een gepaste bestemming zou krijgen, konden Mieke en Staf, samen met gemotiveerde vrijwilligers – Team Erfgoed — aan de slag. 

Het actieplan van Operatie Archief zag er als volgt uit:

1. In kaart brengen: wat hebben we? 
2. Selecteren: bewaren of weggooien?
3. Schonen, ordenen en beschrijven
4. Verpakken

En actie!

In kaart brengen: wat hebben we? 

Toen de zomervakantie aanbrak, ruilde TDM de theateractiviteiten voor Operatie Archief. Om een grondig overzicht te krijgen van hun historisch archief, haalden de TDM-vrijwilligers alle stukken van de zolder en stalden ze netjes uit in de foyer. 

Aangezien het archief weinig geordend was, gebeurde een eerste verdeling: aan de ene kant van de foyer kwamen de collectiestukken te liggen en aan de overzijde alle documenten van het historisch archief. Nadien volgde een tweede ruwe ordening van het papieren archief: een onderscheid tussen het administratief gedeelte zoals briefwisseling, kasboeken, bestuursvergaderingen,… en het artistiek gedeelte volgens de activiteiten eigen aan een theatergezelschap: scripts, programmaboekjes, affiches, wedstrijden, vieringen, … 

Bij elke stapel hoorde een nota met informatie uit de documenten zelf zoals dateringen, een beknopte inhoud, de fysieke staat, de omvang, … Op die manier kreeg Team Erfgoed van TDM een globaal overzicht van het TDM-archief. 

Nu er een overzicht was van het archief, kon de selectie beginnen. ​‘Wat willen we bewaren en wat mag weg?’ Het is een vraag die bij veel organisaties komt bovendrijven wanneer men ​‘werk wil maken’ van het archief. 

Buiten de verplichte wettelijke bewaartermijnen, heeft een privaatrechtelijke vereniging de vrijheid om grotendeels zelf te bepalen wat ze wel en niet wil. Vrijheid maakt het natuurlijk niet altijd gemakkelijk. Theater De Moedertaal maakte voor deze moeilijke keuzes gebruik van de selectielijst van Els Michielsen (2004).

Alvorens de ordening van het historisch archief op basis van een archiefschema aan te vatten, werd elk stuk geschoond door ringmappen, plastic mapjes, metalen glijders, paperclips en nietjes te verwijderen.

Omdat het geselecteerde archief naar het stadsarchief Mechelen zou gaan, besloot Team Erfgoed om meteen ook een inventaris op te maken. Dat zou het TDM-archief toegankelijk maken voor raadpleging en onderzoek.

Vooraleer aan dit arbeidsintensieve werk te beginnen, stelde Mieke, in samenspraak met het stadsarchief Mechelen en CEMPER, een archiefschema op (gebaseerd op de archiefschema’s van Coppens). Toen dit schema – en daarmee ook de ordening van het archief — op punt stond, kon ze beginnen aan de inventaris zelf. Met veel geduld en doorzettingsvermogen werd elk archiefstuk nauwkeurig beschreven in het Excel-sjabloon dat het stadsarchief Mechelen ter beschikking had gesteld. 

Ondertussen naderde het einde van de zomervakantie met rasse schreden. Dat betekende de start van het nieuwe theaterseizoen! De foyer zou binnenkort weer volstromen met bezoekers; de archiefstukken moesten dus dringend opgeruimd worden. Stadsarchief Mechelen stelde verpakkingsmateriaal ter beschikking, om de documenten netjes op te bergen in zuurvrije dozen en omslagen. Op elke doos werd verwezen naar de volgorde van het archiefschema en de juiste inventarisnummers. Op die manier was het TDM-archief klaar voor de overdracht naar het stadsarchief. 

Een vervolg

Dankzij de TDM-vrijwilligers is het archief, een belangrijk stuk Mechels theatererfgoed, gered van een stoffig vergeten. En ze hebben de smaak te pakken, want Team Erfgoed registreerde, fotografeerde en verpakte ook hun prachtige collectie objecten.
Maar dat is een ander verhaal!