Verplichte archiefzorg in de praktijk (deel 2): 'Visie en beleid' en 'Overzicht'

Met het Kunstendecreet van 2016 zijn meerjarig gesubsidieerde kunstenorganisaties verplicht om zorg te dragen voor hun archief. In deze bijdrage geven we extra bemerkingen en tips rond de thema’s Visie en beleid’ en Overzicht’.

Tip 1: Wat is er van de moetens’?

We kunnen de muziekorganisaties alvast geruststellen: zowat alle organisaties waar we de voorbije jaren contact mee hadden, voldoen al in grote mate aan de archiefzorgplicht. Toch merken we vaak nog een grote onzekerheid. Een en ander heeft zeker te maken met het feit dat bepaalde resultaten en indicatoren voor interpretatie vatbaar zijn: ze zeggen soms alleen wat je moet doen, maar niet hoe het resultaat er het best uitziet.

Helaas is archief- en collectiezorg op veel gebieden geen exacte wetenschap. Slechts in enkele gevallen kan een slecht beheer objectief vastgesteld worden: bijvoorbeeld het feit dat er geen back-up wordt gemaakt, dat documenten links en rechts blijven rondslingeren, … Uiteraard zijn dat zaken die je zo snel mogelijk aanpakt.

De meeste maatregelen vereisen echter dat je je inwerkt in het archief en de collectie(s) en de resultaten daarvan zelf interpreteert. Ook hier zijn er vaak standaarden en goede praktijken die je als uitgangspunt kan gebruiken, maar … Vergeet niet dat het de bedoeling is dat je organisatie zelf in eerste instantie beter moet worden van de archief- en collectiezorg; het resultaat van wat je doet, moet dus vooral een meerwaarde voor jullie zijn. Bovendien heeft niet elke organisatie dezelfde personele, infrastructurele en financiële mogelijkheden. Het zou fout zijn om daar in enkele richtlijnen zomaar aan voorbij te gaan. Ga er dus van uit dat hét ideale eindresultaat (voor alle kunstenorganisaties) niet bestaat en beslis pas nadat je je inwerkte op het archief en de collectie(s) of er acties er zullen volgen.

Tip 2: Wat eerst?

Om die reden adviseren we om zo snel mogelijk het archief en de collectie(s) in kaart te brengen. Dit is het noodzakelijke onderzoek voor de archiefzorgplicht. Laat doelen en acties voortvloeien uit het in kaart gebrachte archief en collectie(s), en herevalueer je visie in dit perspectief.

Breng op korte termijn minstens het recente archief en de collectie(s) in kaart. Zowat alle richtlijnen van het Kunstendecreet zijn van toepassing op het archief en de collectie(s) die in de huidige beleidsperiode gecreëerd worden; slechts enkele zijn ook van toepassing op het oudere materiaal. De basiszorg heeft immers in eerste instantie als doel ervoor te zorgen dat elke organisatie vanaf nu’ bewuster (beter) met haar archief en collectie(s) omgaat. Het recente materiaal in kaart brengen is daardoor in theorie prioritair.

Het mag vreemd klinken om in kaart te brengen wat au fond nog gecreëerd moet worden; toch is dit een zinvolle denkoefening. Het gaat erom dat je je bezint over de vele taken/​activiteiten die je organisatie onderneemt en welke documenten en objecten daaruit voortvloeien. Dát zijn de stukken waar jullie zorg voor zullen gaan dragen. Hou rekening met zowel specifieke activiteiten (de kern van jullie organisatie, waarvoor jullie opgericht zijn; zie ook de functies van het Kunstendecreet) als met ondersteunende taken (beleid, financiën, personeelsbeheer, …).

De bestaande (digitale) mappenstructuur kan je hierbij helpen. Tegelijk kan je nagaan hoe jullie nu zorg dragen voor die documenten en objecten: waar bewaar je ze, hoe bewaar je ze (ordening en rangschikking), wie is verantwoordelijk, … Zowat alle organisaties gebruiken een gedeelde mappenstructuur, bewaren papieren stukken in mappen en dozen, maken regelmatig een back-up, … Maar zijn er ook afspraken met externe diensten waar jullie een beroep op doen (opnamestudio, fotograaf, communicatiebureau, …). Is iemand echt verantwoordelijk voor het archief en de collectie(s)? Breng (expliciete) afspraken én (impliciete) gewoontes in kaart. Documenteer al deze aspecten, evalueer ze, en formuleer op basis daarvan doelen en acties.

Tip 3: Wat met ouder archief?

Een beperkter aantal richtlijnen is ook van toepassing op archief- en collectiestukken uit vorige beleidsperiodes. De resultaten en indicatoren vragen echter niet dat je actief ingrijpt op dit materiaal en de bewaaromstandigheden ervan verbetert. Er is met andere woorden geen verplichting om het te herordenen, inventariseren, digitaliseren, … De te bereiken resultaten hebben hier vooral een soort bewustmaking op het oog.

Je kiest zelf of je op korte (in één beweging met het actieve gedeelte) of langere termijn (tegen het einde van de beleidsperiode) het oudere archief en de oudere collectie(s) in kaart brengt. Zeker voor organisaties met een langere voorgeschiedenis kan dit arbeids- en tijdsintensief zijn. Wil je toch een actieve werking opzetten rond het oude materiaal (betere bewaring, inzetten in communicatie, externe dienstverlening rond ontwikkelen, zie ook tip 5), breng het dan sneller in kaart. Ook hier is het belangrijk dat je niet enkel op zoek gaat naar de stukken zelf, maar ook naar wat er in het verleden al mee gebeurd is en wat het resultaat hiervan is. Hou ook rekening met archief- of collectiestukken die niet op kantoor worden bewaard.

Tip 4: Waar op letten bij het opstellen van een visie?

Op basis van het/​de in kaart gebrachte archief en collectie(s) en een evaluatie van hoe het nu gebeurt’ kan je de visie aanscherpen. Zoals de richtlijn nu is geformuleerd, moet je enkel een visie formuleren over de zorg, niet over het archief en de collectie(s) zelf. Een visie op die laatste is vastgelegd op de TRACKS-website: Je archief en collectie(s) bestaan uit administratieve en zakelijke documenten (bv. contracten en subsidiedossiers), creatieve documenten en objecten (bv. schetsen, modellen en foto’s) of verzamelingen (bv. boeken en tijdschriften) die tot stand komen tijdens de werking en activiteiten van een kunstenaar of kunstenorganisatie, zowel fysiek als in digitale vorm.” Er wordt niet van de kunstenorganisaties verwacht dat ze hier verdere keuzes in maken.

Aangezien de zorgplicht vanuit een dubbele bekommernis van de overheid is opgenomen in het Kunstendecreet, adviseren we om minstens deze twee aspecten te verwerken in de visie. Enerzijds is zorg dragen voor het archief en de collectie(s) een middel om de interne kennisopbouw en ‑deling te stimuleren; het draagt bij tot de continuïteit in de werking. Anderzijds is het een startpunt voor een duurzame omgang met het archief en de collectie(s) als erfgoed. Wil je dat het archief en de collectie(s) op termijn als cultureel erfgoed bewaard kunnen blijven, dan is het noodzakelijk dat er nu zorg voor wordt gedragen. Beide uitgangspunten kan je verwerken in een visie op het materiaal dat jullie in deze beleidsperiode zullen creëren.

Daarnaast verwacht men dat de visie ook betrekking heeft op het archief en de collectie(s) uit de vorige beleidsperiode(s)/het verleden. Wees voorzichtig als je de bovenstaande aspecten hier op toepast. Het betekent misschien dat je heel wat bijkomende acties zal moeten organiseren, die de richtlijnen niet voorzien, maar wel veel tijd (en geld) kunnen vragen: digitalisering van stukken om een betere bewaring te garanderen, het fysiek samenbrengen van het materiaal, catalogi/​inventarissen opmaken, … Idealiter formuleer je geen visie, doelen en acties omtrent het oude materiaal zolang je het niet in kaart hebt gebracht en er de mogelijkheden en problemen van kent.

Wees om dezelfde reden ook voorzichtig wanneer je een publiekswerking zou ontwikkelen rond/​op basis van het archief en de collectie(s). Dat vraagt niet alleen veel extra werk; heel wat vormen van die werking zullen beperkt worden door de rechten die gelden op het materiaal (auteurs- of naburige rechten, privacy, …). Neem daarom altijd eerst de tool soorten rechten’ door die de TRACKS-website aanbiedt, zodat je weet wat wettelijk kan/​mag. En zo kan je onmiddellijk één van de indicatoren afvinken als gerealiseerd …

Tip 5: Breng het oude materiaal ook in kaart

Ja, het onderscheid tussen het recente en het oude materiaal is arbitrair. En ja, het is vreemd dat je rond het oude materiaal ook een visie, doelen en acties moet formuleren en er de nodige afspraken rond moet maken, zonder dat je die visie, doelen en acties ook moet realiseren. Waarom zou je nieuw gekochte partituren of opnames op een andere manier bewaren dan de oude? Waarom zou je recente documenten op een server zetten, terwijl alle oude materiaal er misschien slechter aan toe is (omdat het verspreid bewaard wordt, op verouderde dragers, geen back-up)? Waarom zou je niet overgaan tot digitalisering van oude affiches als die in de communicatie met het publiek een verschil kunnen maken? In tegenstelling tot wat de richtlijnen vragen, kan het zeer zinvol zijn toch (prioritair) op het oude materiaal in te zetten. Als je het in kaart hebt gebracht, heb je alle argumenten in handen om via het comply-or-explainprincipe te verantwoorden waarom je dat doet.

Tip 6: Denk op lange termijn

Bed de zorg voor het archief en de collectie(s) zelf structureel in de werking van de organisatie in, zodat continuïteit gegarandeerd is. De resultaten (en indicatoren) van heel wat richtlijnen dragen daar toe bij. Dat is de reden waarom we vragen om heel wat aspecten te verschriftelijken én te delen met collega’s: de visie, doelen en acties, afspraken met de medewerkers, de resultaten van het in kaart brengen, de ordening die jullie gebruiken voor documenten, de back-upstrategie, een overzicht van de rechten die rusten op materiaal.

En hoewel het absoluut noodzakelijk is om een medewerker als eindverantwoordelijke aan te duiden, adviseren we om de hele personeelsploeg én het bestuur te betrekken. Laat collega’s mee nadenken over welke documenten zij aanmaken of ontvangen bij het uitvoeren van hun taken, luister naar hun redenen waarom ze documenten zus of zo, daar of elders bewaren, informeer nieuwe medewerkers over de mappenstructuur die jullie gebruiken, … Aangezien de richtlijnen veel nadruk leggen op het recente materiaal en iedereen bijdraagt aan het creëren en verzamelen van dat materiaal, zou elke medewerker tot op zekere hoogte zijn/​haar verantwoordelijkheid moeten opnemen.

Stel een vraag

Heb je vragen of wil je weten wat CEMPER voor je kan betekenen? Laat van je horen!
CEMPER vzw
Zoutwerf 5
B‑2800 Mechelen
O. nr. 0683 772 202
RPR Mechelen