Verplichte archiefzorg in de praktijk (deel 1)

Met het Kunstendecreet van 2016 zijn meerjarig gesubsidieerde kunstenorganisaties verplicht om zorg te dragen voor hun archief. Een nieuw gegeven is dat niet – de verplichting stond reeds ingeschreven in het vorige decreet – al zal de overheid vanaf deze beleidsperiode wel strakker opvolgen dat (en hoe) die archiefzorg wordt nageleefd door de organisaties. Vanuit haar dienstverlenende rol sprak Resonant (nu CEMPER) met muziekorganisaties die zich moeten verhouden tot deze archiefzorgplicht. Doorheen die gesprekken komen vaak dezelfde vragen naar boven: hoe zal de overheid de verplichte archiefzorg implementeren en hoever staat ze nu? Wat verwacht de overheid concreet van de kunstenorganisaties? Is de erfgoedsector klaar om de continuïteit te verzekeren? In een aantal artikels trachten we op deze en andere vragen een antwoord te bieden.

Stand van zaken

Hoe de overheid de verplichte archiefzorg ingevuld ziet, is op dit moment nog niet helemaal duidelijk. In het kader van het project TRACKS zijn weliswaar een aantal richtlijnen opgesteld, maar of dit ook de definitieve richtlijnen gaan zijn ligt nog niet vast. Om een verplichtend karakter te krijgen, moeten de richtlijnen eerst door de Vlaamse Regering bekrachtigd worden in een uitvoeringsbesluit. Daar is het even op wachten. Van zodra het uitvoeringsbesluit verschenen is, kunnen kunstenorganisaties die niet aan de zorgplicht voldoen daarvoor bestraft worden.

Op dit moment zou bij de Afdeling Kunsten, in samenwerking met erfgoed- en kunstenorganisaties, een traject lopen om de verplichte richtlijnen nader te bepalen. Als uitgangspunt neemt men daarbij de richtlijnen die op de website van TRACKS staan. Concreet is het de bedoeling de huidige archiefpraktijk bij elk van de kunstenorganisaties te observeren en deze te toetsen aan die richtlijnen. De observatie gebeurt via het toezicht op de actieplannen en werkingsverslagen en door middel van plaatsbezoeken. Op basis van de resultaten van dit onderzoek (de zogenaamde nulmeting’ waarvan sprake in bijvoorbeeld de CJSM-nieuwsbrief van 8 november 2016) wordt een voorstel geformuleerd voor de definitieve richtlijnen.

De Afdeling Kunsten verwacht dat het uitvoeringsbesluit nog tijdens deze beleidsperiode verschijnt. Op de TRACKS-ontmoetingsdag van 22 juni 2017 communiceerde de afdeling dat de nulmeting eind 2018 wordt opgesteld (op basis van de werkingsverslagen van 2017), zodat ze ten laatste begin 2019 een voorstel tot richtlijnen kan voorleggen aan de minister. Hij zou tegen het einde van dat jaar een beslissing nemen. Het uitvoeringsbesluit zou dan in het voorjaar van 2020 gecommuniceerd kunnen worden aan de kunstenorganisaties. In dat geval zullen de definitieve richtlijnen in werkingsjaar 2020 voor het eerst kunnen worden toegepast en kunnen organisaties bestraft worden indien ze hier niet of onvoldoende aan tegemoetkomen. De presentatie die de Afdeling op de ontmoetingsdag gaf, kan geraadpleegd worden via deze weg.

Het is eveneens de taak van de minister om de sancties nader te bepalen. De Memorie van Toelichting bij het decreet licht alvast een tipje van de sluier op: niet voldoen aan de zorg voor het eigen archief wordt daar (a priori) geclassificeerd als een inbreuk op een voorwaarde die een meer kwalitatieve toetsing vereist en niet meer rechtgezet kan worden. Voor dergelijke inbreuken hanteert het decreet een systeem van financiële sanctievoorstellen, waarbij de Vlaamse Regering de beslissingsbevoegdheid heeft en de subsidieontvanger bezwaarmogelijkheid krijgt. Hoewel het basisprincipe blijft gelden dat er een redelijke verhouding moet zijn tussen sanctie en inbreuk, zou het decreet voor andere vormen van inbreuken een systeem van voorwaardelijke financiële sanctievoorstellen hanteren, eventueel gekoppeld aan remediëringsmogelijkheden (hoofdstuk 5 van de Memorie van Toelichting). Het is niet duidelijk of dergelijke remediëringsmogelijkheden ook voorzien worden voor de verplichte archiefzorg; de Memorie van Toelichting laat alvast uitschijnen dat dit niet het geval zal zijn.

TRACKS

De TRACKS-website werd ontwikkeld naar aanleiding van het project Erfgoedzorg in de Kunstensector dat door PACKED vzw, expertisecentrum voor digitaal erfgoed, in samenwerking met CEMPER (voorheen als Het Firmament en Resonant) en andere kunsten- en erfgoedorganisaties werd uitgevoerd. Het project had onder meer tot doel om een operationele invulling te geven aan de subsidievoorwaarde zorg voor eigen archief’ uit het Kunstendecreet. 

De TRACKS-website richt zich niet enkel tot de meerjarig gesubsidieerde kunstenorganisaties. Ook andere professionele en amateurkunstenorganisaties kunnen er terecht voor richtlijnen’, tools’, praktijkvoorbeelden’ en nieuws’. Specifiek voor de organisaties die aan de archiefzorgplicht moeten voldoen is er de aparte pagina basiszorg’. De (voorlopige) richtlijnen zijn er samengevat in zes thema’s:

  1. Visie en beleid
  2. (Het maken van een) overzicht
  3. Ordenen en beschrijven
  4. Duurzaam bewaren
  5. Gebruik en rechten
  6. Ondersteuning

Per thema zijn een of meerdere richtlijnen geformuleerd, samen met de verwachte resultaten en indicatoren bij evaluatie. Klik je door op een link dan krijg je uitgebreidere informatie over het belang van een richtlijn en hoe je die kan realiseren, soms zelfs heel concreet in de vorm van een stappenplan of werkdocumenten. In enkele gevallen gaat de informatie op deze achterliggende pagina’s verder dan wat je dient te realiseren in het kader van de archiefzorgplicht. Oriënteer je bij de implementatie van de archiefzorg dus in eerste instantie op de basiszorgpagina. En laat je inspireren door de achterliggende pagina’s.

Uitgangspunten van de voorlopige archiefzorgplicht

De voorlopige richtlijnen die op TRACKS staan, zijn opgesteld door de erfgoedorganisaties achter deze website, niet door de overheid. Zij hebben daarbij een zo pragmatisch mogelijk voorstel geformuleerd, dat realiseerbaar is door alle gesubsidieerde kunstenorganisaties. Mogelijke verschillen tussen de diverse kunstensectoren, de diversiteit aan organisatievormen (creërende/​uitvoerende organisaties versus ondersteunende organisaties) en de organisaties zelf (grote versus kleine, lange voorgeschiedenis versus jonge organisaties, meer of minder financiële en personele middelen) zijn daarbij zo veel mogelijk uitgeschakeld. Uiteraard moeten de richtlijnen zich ook verhouden tot de beperkingen die andere wetgeving oplegt, bijvoorbeeld met betrekking tot auteurs- en naburige rechten of de nieuwe GDPR.

In de keuze van de richtlijnen weerklinkt evenzeer het dubbele doel waarmee de zorg voor het eigen archief werd ingeschreven in het Kunstendecreet. Enerzijds is het een manier om de kennis en expertise die intern opgebouwd worden bij de kunstenorganisaties te verzamelen, bewaren, beheren, bewerken en delen (zie in dit verband art. 28, par. 2, zesde lid van de Memorie van Toelichting). Anderzijds komt de zorgplicht voort uit een bekommernis om het cultureel erfgoed van de kunstensector (hoofdstuk 6 van de Memorie). Kunstenerfgoed zouden we kunnen omschrijven als die (delen van) archieven en collecties die een breder cultuurhistorisch, maatschappelijk belang hebben, wat hun bewaring en ontsluiting op lange termijn, rechtvaardigt. Wat als het erfgoed van een kunstenorganisatie kan gelden, valt echter niet noodzakelijk samen met de documenten en objecten die relevant zijn voor de interne kennisopbouw en ‑deling in organisaties. Het huidige voorstel van richtlijnen biedt (nog) geen antwoord op dit probleem.

Wél voorzien in de richtlijnen, is de verbreding van de archiefzorgplicht naar de zorg voor het archief en de collectie(s)”. Onder de term archief wordt doorgaans enkel het administratieve, productie- en communicatiearchief begrepen; heel wat kunstenorganisaties bezitten echter ook bibliothecaire, documentaire of objectencollecties. Denk bijvoorbeeld maar aan een partiturenbibliotheek, een audiovisuele collectie of een instrumentenverzameling. Omdat dergelijke gehelen eveneens relevant kunnen zijn – voor de interne kennisopbouw of als kunstenerfgoed –, zijn ze opgenomen in de basiszorg. Voor het realiseren van de richtlijnen doet het onderscheid tussen het archief en de collectie(s) er voorts weinig toe.

Uiteraard mag de bewaring van het kunstenerfgoed een gedeelde verantwoordelijkheid blijven tussen de kunsten- en de erfgoedsector. Dat kunstenorganisaties hun archief en collectie(s) nu al goed beheren, is evenwel een noodzakelijke voorwaarde om het op termijn als cultureel erfgoed te kunnen bewaren en inzetten. Een goed beheer omvat echter meer dan louter het bewaren an sich. Om die reden focussen de voorlopige richtlijnen slechts in beperkte mate op het verbeteren van die bewaring en besteden zij minstens zoveel aandacht aan het creëren van een kader waarbinnen de zorg voor archief en collectie(s) structureel kan worden ingebed in de organisatie. Mede om die reden is bijvoorbeeld het (laten) digitaliseren van opnames niet voorzien in de richtlijnen, maar het maken van afspraken en vastleggen van verantwoordelijkheden rond de zorg wél. Kunstenorganisaties meer bewust maken van de erfgoedwaarde van hun archief en collectie(s) is een derde aspect dat in de huidige richtlijnen naar boven komt.

Niet alle richtlijnen zijn bovendien van toepassing op het gehele archief en de gehele collectie(s). Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de documenten en objecten die in deze beleidsperiode gecreëerd, ontvangen of verkregen worden en oudere documenten en objecten. De richtlijnen hebben in eerste instantie de bedoeling om de zorg voor het nieuwe materiaal te verbeteren. Slechts enkele hebben ook betrekking op de oudere documenten en objecten. Dit wordt gespecifieerd bij elke richtlijn, door middel van de letters A (actief) en R (ook retroactief). Uiteraard heeft dit – vaak bizarre – gevolgen: zo zijn kunstenorganisaties volgens de richtlijnen wél verplicht om een visie te formuleren rond het gehele archief en de gehele collecties, maar moet de bewaring van de oudere documenten en objecten niet noodzakelijk verbeterd worden. Voor sommige kunstenorganisaties zal de bewaring en het openstellen van het oude archief en de collectie(s) (bijvoorbeeld d.m.v. digitalisering, via de eigen website, enz.) net de essentie zijn van wat ze met de zorg voor hun archief en collecties willen bereiken … Deze organisaties moeten de mogelijkheid krijgen om dergelijke initiatieven, voortkomend uit een stevige erfgoedreflex, te realiseren. We hopen dat ze in dergelijke gevallen (zelfs al is het tijdelijk) het comply or explain”-principe mogen inroepen dat aan de richtlijnen ten grondslag ligt. Dit houdt in dat je niet aan alle maatregelen actief moet werken, maar dat je in dat geval wél aan de subsidiërende overheid moet verantwoorden waarom je dat niet doet. Hopelijk mogen dergelijke extra initiatieven een geldige reden zijn om (af en toe) voor de verplichte richtlijnen een versnelling lager te schakelen …

Stel een vraag

Heb je vragen of wil je weten wat CEMPER voor je kan betekenen? Laat van je horen!
CEMPER vzw
Zoutwerf 5
B‑2800 Mechelen
O. nr. 0683 772 202
RPR Mechelen