Digitaal bewaren

Digital2
Digitaal archief

Digitaal bewaren

Digitale bestanden zijn kwetsbaar. Bestanden die je jaren geleden hebt aangemaakt, kan je vandaag niet meer openen, kunnen er anders uitzien of op een andere manier reageren. Digitale bestanden vereisen daarom speciale aandacht. Deze tips helpen je daarbij.

Digitale do's and don'ts

Wat kan je doen om je harde schijf te ordenen en op te ruimen? Hieronder vind je onze tips.

Een digitale mappenstructuur

Aan ringmappen, plastic mapjes of dozen heb je niets in je digitale werkomgeving. Maar ook digitale bestanden zie je liefst geordend. Met een goede mappenstructuur kan je snel en gemakkelijk je documenten terugvinden. Eens je een bruikbare structuur hebt uitgewerkt, kan die die gemakkelijk overnemen in je mailbox, in de cloud, op je tablet, …

Voordelen van de mappenstructuur

  • Je hebt geen ingewikkeld of duur archiveringssysteem nodig.
  • Iedereen binnen de organisatie weet waar bestanden te vinden en te plaatsen.
  • Je vermijdt dubbele naamgeving. Zit je bestand onder een bepaalde map in de structuur, dan is het niet nodig de naam van die map te herhalen.
  • Rechten, openbaarheid en vernietiging kan op mapniveau worden geregeld. Dat bespaart je heel wat tijd.
  • De mappenstructuur kan ook gebruik worden op andere dragers, media en platformen.

Nog beter voor een organisatie: gebruik een centrale mappenstructuur in een gemeenschappelijke digitale omgeving (bvb. een server, een online platform (cloud)):

  • Alle medewerkers hebben toegang tot het gemeenschappelijke klassement. Dit vereenvoudigt het samenwerken.
  • Je moet slechts op één plek zoeken.
  • Een gemeenschappelijke structuur geeft eenvormigheid en transparantie.
  • Je vermijdt dubbels en ontlast hiermee de fileserver.
  • Informatie delen en terugvinden gaat vlotter.
  • Back-ups maken is eenvoudiger.

Hoe begin je eraan?

Bij het uitwerken van een ordening heb je een eindverantwoordelijke nodig, maar evenzeer overleg met je collega’s. Afspraken en richtlijnen voor de naamgeving van mappen en bestanden is onontbeerlijk. Werk je in een grotere organisatie dan heb je collega’s nodig om de mappenstructuur te testen en na te gaan of alle documenten een plaats krijgen in de uitgewerkte structuur.

Spieken bij andere organisaties voor het opstellen van een mappenstructuur is toegelaten, maar doe het doordacht en maak logische aanpassingen op maat van je organisatie. Een goede structuur is immers gebaseerd op de werkzaamheden, functies en opdrachten van jouw organisatie. Heb je al een klassement voor het papieren archief, bekijk dan ook in hoeverre deze ordening bruikbaar is voor het digitale.

Handleidingen:

  • Ben je een meerjarig gesubsidieerde kunstenorganisatie? Lees dan deze richtlijnen voor basiszorg.
  • Op TRACKS vind je tips om zelf aan de slag te gaan en voorbeelden van ordeningsschema’s.
  • In het 'Doeboek muzikaal erfgoed' vind je een goede vragenlijst om na te gaan in hoeverre je een bestaande mappenstructuur kan beoordelen.
  • Vertrek je echt helemaal digitaal, raadpleeg dan zeker de Digigids@work van het AMVB.
  • Ben je een amateurvereniging? Download dan de publicatie 'Hoera, een jubileum' (pp. 77-82).

CEMPER staat uiteraard ook ter beschikking om je verder te helpen.

Geef mappen en bestanden een betekenisvolle naam

Als je digitale mappen een naam geeft, mag je niet alle tekens gebruiken en je maakt de naam best niet te lang. Met de mappenstructuur spaar je al wat letters, aangezien je bepaalde namen/titels niet moet herhalen. Hou er echter rekening mee dat je structuur niet te veel niveaus mag hebben, wil op lange termijn de bestanden nog kunnen openen. Bespreek met je collega’s welke termen en afkortingen je wil gebruiken.

Ideaal is:

  • Duidelijke en unieke naam/titel
  • Maximaal dertig karakters, extensies inbegrepen
  • Vermijd spaties. Vervang de spatie door _ of gebruik hoofdletters voor het volgende woord
  • Cijfers van 0 tot 9
  • Letters a tot z
  • Geen leestekens, diakritische of andere speciale tekens
  • Gebruik voor de datum steeds JJJJMMDD
  • Gebruik het versiebeheer dat in omloop is in je organisatie
  • Behoud de extensie die het programma zelf geef!

Handleidingen:

  • Digigids@work van het AMVB (p. 73-78)
  • TRACKS baseert zich op Digigids, maar geeft ook tools om bijvoorbeeld path-length ­te controleren, hoe je in grote reeks bestandsnamen kunt herbenoem e.d.

Deel dit artikel

Meer weten over "Digitaal bewaren?"

Mariet Calsius
Waarderen
mariet.calsius@cemper.be