Digitaal bewaren

Digital2
Digitaal archief

Digitaal bewaren

Digitale bestanden zijn kwetsbaar. Een groot risico is dat bestanden die je jaren geleden hebt aangemaakt, vandaag niet meer kunnen worden geopend, er anders uitzien of op een andere manier reageren. Digitaal archief vereist daarom speciale aandacht. Deze tips helpen je om bewuster om te gaan met je digitale archief.

Duurzaam bewaren van je digitale archief

Duurzaam archiveren betekent dat je de informatie uit je bestanden op lange(re) termijn toegankelijk houdt. Voor digitale bestanden betekent dit:

  • Vindbaar:
    Het is duidelijk waar zich welke informatie bevindt en je kan die informatie doorzoeken.
  • Beschikbaar:
    Je kan de bestanden openen en lezen.
  • Interpreteerbaar:
    Door een logisch plaats in een mappenstructuur of een duidelijke naamgeving kan je de inhoud van het bestand afleiden en begrijpen.
  • Herbruikbaar:
    De bestanden kan jij of iemand anders gemakkelijk delen en gebruiken.
  • Betrouwbaar:
    De bestanden zijn niet per ongeluk of opzettelijk gewijzigd.

Er zijn echter heel wat de technische uitdagingen:

  • Hardware en fysieke dragers raken in onbruik, degraderen of raken beschadigd.
  • Software wordt continu geüpdatet waardoor oudere versies soms niet meer geopend kunnen worden (wat we noemen: "digitale obsoletie").


Hoe kan je je digitale informatie bewaren?

  1. Weet wat je moet bewaren en voor hoe lang.
  2. Geef een logische en duidelijke naam aan mappen en documenten (lees meer op TRACKS).
  3. Weet waar de informatie is opgeslagen of opgeslagen moet worden in een duidelijke mappenstructuur.
  4. Organiseer af en toe een digitale opruimdag of 'trash day'.
  5. Weet welke metadata nodig zijn om de bestanden terug te vinden en de betrouwbaarheid en bruikbaarheid ervan te garanderen.
  6. Weet welke bestandsformaten gebruikt worden en stel richtlijnen op voor het gebruik ervan. Hanteer bij voorkeur langdurige, universeel ondersteunde standaardformaten (lees meer op TRACKS).
  7. Maak regelmatig een back-up van je digitale archief (lees meer op TRACKS).
  8. Weet wie toegang heeft tot het digitale archief en ga veilig om met wachtwoorden.

Deel dit artikel

Meer weten over "Digitaal bewaren?"

Mariet Calsius
Waarderen
mariet.calsius@cemper.be